Zentrale Namenkartei

Von Beginn an wird jede Information, die den Suchdienst erreicht hat, erfasst. Die Unterlagen, die Dokumente betreffen, wurden als Hinweiskarten und die Anfragen als Anfragekarten erfasst.

Heute werden sämtliche neuen Dokumente als Hinweisdatensatz und die Anfragen als Anfragedatensatz per EDV erfasst.

Aufgrund der verschiedenen Nationalitäten und Sprachen wurde eigens für den Suchdienst ein alphabetisch phonetisches Ablagesystem gewählt. Es entstand die so genannte Zentrale Namenkartei - der Schlüssel zu den Originalunterlagen des ITS -, die nach Name, Vorname und Geburtsdatum sortiert ist.

Die Kartei beinhaltet ca. 50 Millionen Hinweise für 17,5 Millionen Personen. Von 1998 bis 1999 wurde die Zentrale Namenkartei digitalisiert. Seit dem Jahr 2000 werden sämtliche Anfragen per EDV geprüft.