Dieses Online-Inventar zu den Archivmaterialien des Internationalen Suchdiensts (ITS) bietet eine Übersicht über die mehr als 21.000 einzelnen, in den Archiven des ITS enthaltenen historischen Sammlungen von Dokumentenmaterial. Da es sich bei diesem Inventar nicht um das typische archivarische Findmittel handelt, mit dem Archivnutzer vielleicht vertraut sind, sind einige Bemerkungen zu seiner Herkunft, seinen charakteristischen Eigenschaften und seiner Verwendbarkeit unerlässlich.

Das Inventar gründet sich auf eine Auflistung der Sammlungen, wie sie über die Jahre hin von den ITS-Mitarbeitern geführt wurde, um

a) die Registrierung der aus der Zeit des Holocaust und der frühen Nachkriegszeit stammenden, vom Alliierten Hochkommando für Deutschland im Jahr 1955 übergebenen Dokumentation, und

b) den Eingang und die Registrierung zusätzlicher Sammlungen von beim ITS in den mehr als fünf seither vergangenen Jahrzehnten eingelagerten Archivmaterialien zurückzuverfolgen.

Dementsprechend wurde die Auflistung der ITS-Sammlungen chronologisch gestaltet anhand des jeweiligen Erfassungsdatums einer jeden „Archiveinlage“, beginnend bei den massiven Dokumenteneinlagen, die bereits bei Abschluss der Bonner Verträge von 1955 akkumulierten, zu dem Zeitpunkt also, als das Internationale Komitee vom Roten Kreuz die administrative Verantwortung des ITS an sich zog.

Von 1955 an haben Regierungen, Privatorganisationen, andere Archive und sogar eine ganze Reihe von Privatpersonen dem ITS zusätzliche Sammlungen an Dokumentenmaterial zugeleitet, teils in originaler, teils in kopierter Form. Diese überaus beträchtlichen, zusätzlichen Dokumenteneinlagen wurden ebenfalls chronologisch anhand ihres Erfassungsdatums in der Auflistung der ITS-Sammlungen registriert. Die ITS-Mitarbeiter fertigten zudem Kopien etlicher Sammlungen aus anderen Archiven an, und auch dieser Zuwachs zu den Sammlungen wurde erfasst.

Jede einzelne Einlage von Dokumentenmaterial beim ITS wird somit im Inventar als „Sammlung“ bezeichnet. Manche Sammlungen enthalten dementsprechend nur wenige Seiten, während andere Zehntausende von Seiten umfassen können. Überdies lassen sich Dokumente ähnlicher Herkunft und ähnlichen Typs, bei denen sich erwarten ließe, dass sie sich in einer einzigen Archivsammlung finden, in wenigstens zwei Sammlungen in den ITS-Archiven feststellen.

Gegenwärtig ist dieses Inventar die einzige umfassende Auflistung der historischen Sammlungen im ITS-Archiv. Da es ursprünglich als Erfassungsinstrument gedacht war, bietet das Inventar lediglich eine Rohskizzierung der Archivsubstanz und keinen tiefergehenden Einblick in den Inhalt einer jeden Sammlung. Es handelt sich nicht um einen vollständigen Katalog im herkömmlichen Sinne. Vielmehr ist es ein Instrumentarium, mit dem sich der Forscher dem Archiv nähern und feststellen kann, ob die gesuchten Informationen zu einer Thematik vielleicht in ihm enthalten sind. Dieses Inventar macht nicht alle Opfer des Nationalsozialismus, über die das ITS-Archiv Informationen enthält, namentlich greifbar. In diesem Inventar nach dem Namen eines individuellen Opfers zu suchen, zeitigt in der Regel kein Ergebnis.

In der überwältigenden Mehrheit der Fälle bietet das Inventar lediglich eine knappe Beschreibung des Inhalts einer Sammlung. Das Gros der Beschreibungen besteht nur aus einer oder zwei Zeilen, die der registrierende Mitarbeiter zur Feststellung der Identität der jeweiligen Sammlung benutzt und nicht zur Beschreibung ihres vollständigen Inhalts. D.h. es ist möglich und sogar wahrscheinlich, dass viele Sammlungen Materialien von recht großer Verschiedenheit enthalten, die sich auf mehr Themen beziehen als in der knappen Beschreibung der Sammlung im Inventar angegeben. Zwar halten die Beschreibungen zweifellos zumindest eine ganze Reihe entscheidender Grundbestandteile der inhaltlichen Substanz einer Sammlung fest, doch lässt sich vom Inventar allein ausgehend der vollständige Inhalt vieler der aufgelisteten Sammlungen nicht bestimmen. Das wird nur möglich sein durch einen Einblick in die Dokumente selbst, wenn die zusätzliche Katalogisierung geleistet ist.

Das Online-Inventar besteht aus bis zu zehn Informationsfeldern für eine jede Sammlung. Praktisch in allen Feldern sind Informationen für so gut wie alle Sammlungen vorhanden. Diese fehlen jedoch, wenn sie nicht zum Zeitpunkt der ursprünglichen Erfassung der Sammlung beim ITS eingetragen wurden. Die Informationsfelder lauten wie folgt:

• Dokumentenkategorie (nach der Zeitspanne an Jahren, während derer Sammlungen erfasst wurden)
• Inventarnummer (eine beliebig zugeteilte Nummer zu Inventarbearbeitungszwecken, die sich nicht als Suchfeld eignet)
• eine knappe Beschreibung der Sammlung
• die Herkunft der Sammlung (welche Organisation bzw. welcher einzelne hat die Materialien übergeben bzw. welches ist das Quellarchiv der andernorts verwahrten Dokumentenkopien)
• das Eingangsdatum (das Datum, unter dem die Sammlung beim ITS erfasst wurde)
• Anzahl der Seiten in der Sammlung (wird innerhalb einer bestimmten Sammlung bisweilen Akte für Akte angezeigt)
• Anzahl der Namen, die in der Sammlung erscheinen
• Abgelegt unter (ITS) (der physische Ablageort, wo die Sammlung im ITS-Archiv in Bad Arolsen einsortiert ist)
• Dokumententyp (ob es sich bei den Dokumenten in der Sammlung um Originale oder Kopien handelt)
• Erfasst in ZNK (eine gelegentlich, jedoch nicht durchgehend gemachte Anmerkung, um anzuzeigen, dass die in der Sammlung enthaltenen Namen in die Zentrale Namenkartei Eingang fanden. Dieses Informationsfeld ist als Feld für Suchzwecke ungeeignet.)

Zwar weisen die Informationsfelder für nach Juni 2000 erfasste Sammlungen, die in digitaler Form eintrafen, des digitalen Mediums wegen leichte Unterschiede auf, die unbedingt erforderlichen Informationsfelder sind jedoch gleich geblieben. Alleinige Ausnahme hier ist das Fehlen eines Datums zur schrittweisen Erfassung Sammlung für Sammlung. Die Informationsfelder können jedoch im Rahmen der nachstehend beschriebenen Suche nach der „Blattbezeichnung“ als zu einer Gruppe gehörig gelten.

Der „Dokumententyp“ zeigt an, ob die Dokumente „Originale“ oder „Kopien“ sind. Bei einigen Subkategorien von Dokumenten, die als Kopien erfasst wurden, handelt es sich eigentlich um „Abschriften“, „Fotokopien“, „Rückvergrößerungen“ und „Filme“. Es ist wichtig, zu beachten, dass eine ganze Reihe der beim ITS vorhandenen „Kopien“ de facto „Originalkopien“ sind, d.h. die einzigen bekannten Exemplare der betreffenden Dokumente.

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