Die rechtliche Grundlage für die Arbeit des ITS bildet das in Berlin unterzeichnete Übereinkommen über den Internationalen Suchdienst vom 9. Dezember 2011. Der Wortlaut des Übereinkommens kann auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes unter dem Link www.diplo.de/vertraege abgerufen werde. Das Übereinkommen hat die Bonner Verträge von 1955 und das Änderungsprotokoll von 2006 abgelöst, die bis zum 31. Dezember 2012 wirksam waren.

Am 6. Juni 1955 war von den Regierungen Belgien, Frankreich, Bundesrepublik Deutschland, Griechenland, Israel, Italien, Luxemburg, Niederlande, Großbritannien und den Vereinigten Staaten von Amerika ein Abkommen über die Einrichtung eines Internationalen Ausschusses unterzeichnet worden, der dem ITS vorsteht. Die Bundesrepublik Deutschland verpflichtete sich darin, die finanzielle Verantwortung für den ITS zu übernehmen.

Der Internationale Ausschuss, dem heute elf Mitgliedstaaten angehören, beaufsichtigt die Tätigkeiten des ITS. Der ITS wurde mit dem humanitären Auftrag gegründet, Auskunft über das Schicksal von Verfolgten des NS-Regimes zu geben und Familien wieder zusammen zu führen. Am 16. Mai 2006 wurde eine Änderung der Bonner Verträge beschlossen, um Informationen aus den Archiven künftig auch der Forschung zugänglich zu machen. Der Ratifizierungsprozess wurde mit dem 28. November 2007 abgeschlossen. Ebenso sind digitale Kopien der Datenbank auch in einzelnen Mitgliedstaaten zugänglich.

Von 1995 bis 2012 wurde die Leitung und das Management des ITS im Auftrag des Internationalen Ausschusses vom Internationalen Komittee vom Roten Kreuz (IKRK) wahrgenommen. Neuer institutioneller Partner ist seit Januar 2013 das Bundesarchiv. Die Direktorin wird entsprechend dem Berliner Übereinkommen jetzt direkt vom Ausschuss für einen Zeitraum von fünf Jahren ernannt.

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Die Bundesrepublik Deutschland hat sich verpflichtet, die Fortführung der Arbeiten des ITS zu gewährleisten. Dies wurde nach der Vereinigung Deutschlands und des Außerkraftsetzens des „Deutschlandvertrages“ von der Bundesrepublik Deutschland bekräftigt.

In einer Note hat der Staatssekretär des Auswärtigen Amtes im September 1990 festgehalten, dass der 7. Teil, Artikel 1 des Vertrages zur Regelung aus Krieg und Besatzung entstandener Fragen seine volle Gültigkeit behält. Er lautet:

„Die Bundesrepublik verpflichtet sich, die Fortführung der Arbeiten zu gewährleisten, die gegenwärtig vom Internationalen Suchdienst durchgeführt werden.“

Der Haushalt des Internationalen Suchdienstes wird gemäß dem Übereinkommen über den Internationalen Suchdienst vom 9. Dezember 2011 auf der Grundlage eines jährlichen Haushaltsvoranschlags, welcher der Genehmigung des Internationalen Ausschusses bedarf, an die Regierung der Bundesrepublik Deutschland übermittelt und wird durch einen Beitrag aus dem Haushalt der Bundesrepublik Deutschland bereitgestellt. Zuständig ist der Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien. Der ITS ist Zuwendungsempfänger.

Der Bundesrechnungshof kann im Benehmen mit der Direktorin des Internationalen Suchdienstes die Buchführung des Internationalen Suchdienstes sowie Leistung, Regel- und Vorschriftsmäßigkeit seiner Mittelbewirtschaftung einer Prüfung unterziehen.

Zusätzlich kann der Internationale Suchdienst zur Erfüllung seiner Ziele und Aufgaben freiwillige Beiträge öffentlicher wie privater Herkunft einwerben und entgegennehmen. Der Internationale Suchdienst unterrichtet den Internationalen Ausschuss über diese Beiträge und ihre Herkunft.

Der Haushalt des ITS ist Bestandteil des Bundeshaushaltes. Transparenz ist dem ITS auch im Bereich der Finanzen wichtig. Nachstehend die Gliederung des Haushaltes 2011:

• Personalkosten: 11.863.000 €
• Sachkosten: 1.277.000 €
• Informationstechnik: 661.000 €
• sonst. Investitionen: 564.000 €

Gesamt: 14.365.000 €

Haushaltsansatz 2012

• Personalkosten: 12.052.000 €
• Sachkosten: 1.324.000 €
• Informationstechnik: 751.000 €
• sonst. Investitionen: 346.000 €

Gesamt: 14.473.000 €