Règlement de la salle de lecture

Nous attirons votre attention sur le fait que ce règlement
n’est valable qu’en relation avec le » règlement d’accès
et la » déclaration de l’utilisateur de l’ITS!

Heures d’ouverture:

Lundi à jeudi: 8 h 30 – 17 h 00 (sous réserve)
Vendredi: 8 h 30 – 13 h 00

Consultation des archives:

(voir à cet effet la » section 3 du règlement d’accès)

Lundi à jeudi: 9 h 00 – 11 h 00 et 14 h 00 – 16 h 00
Vendredi: 9 h 00 – 11 h 00

Règlement de la salle de lecture du Service International de Recherches (Bad Arolsen)

Conformément à la » section 6 du règlement d’accès du Service International de Recherches (ITS), le règlement de la salle de lecture a été adopté comme suit:

Travail en salle de lecture, utilisation d’appareils techniques

  1. La consultation des documents d’archives de l’ITS a uniquement lieu dans la salle de lecture de l’ITS. Il est interdit de sortir des archives, instruments de recherche, microfilms ou toute autre document de la salle de lecture.
  2. L’usager ne peut prétendre au droit d’utiliser une table ou un poste informatique précis. La personne chargée de la surveillance est habilitée à réserver certaines tables ou à attribuer des places précises aux utilisateurs. Dans un but de protection des archives, elle peut aussi imposer l’emploi de certains instruments de travail lors de la consultation des documents ou dicter d’autres mesures de précaution.
  3. L’utilisation d’appareils techniques – tels PC ou loupes illuminées – est permise lors de la consultation, à condition que ceci ne représente aucun danger pour les documents d’archives et n’entrave pas le bon fonctionnement de la salle de lecture. L’utilisation de téléphones portables est interdite dans les salles de lecture.
  4. La responsabilité pour les objets apportés par les utilisateurs ne saurait incomber au service d’archives.

Conduite en salle de lecture

  1. Les manteaux et sacs ne peuvent être emmenés dans la salle de lecture. Ils peuvent être déposés dans des casiers et armoires pouvant être fermés à clé, en dehors de la salle de lecture.
  2. Le silence doit régner dans la salle de lecture, pour que les utilisateurs ne soient pas dérangés dans leur travail.
  3. Il est interdit de fumer, de manger et de boire dans la salle de lecture.
  4. L’usager est tenu de suivre les instructions données par le personnel de surveillance. Celui-ci peut, en particulier, interdire d’emmener certains objets dans la salle de lecture.

Localisation et commande de documents d’archives, conseil

  1. Les catalogues des fonds documentaires de l’ITS disponibles en ligne et dans la salle de lecture permettent une première orientation dans les archives. Toutefois, il s’avère généralement indispensable de consulter les inventaires (numérisés), les ouvrages de recherches et les fichiers de l’ITS des fonds respectifs, afin de localiser les unités archivistiques correspondantes. Pour ce faire – du moins jusqu’à ce que l’ITS soit en mesure de fournir d’autres outils de recherche – il est en règle générale nécessaire d’avoir recours à l’aide du personnel de l’ITS.
  2. Une assistance de la part du personnel de surveillance ou d’un collaborateur compétent en la matière n’est possible que dans des limites de temps et de travail acceptables sur le plan professionnel.
  3. La commande de documents d’archives ne peut s’effectuer que par voie électronique. Un compte d’utilisateur avec un mot de passe est remis aux utilisateurs lors de la signature de la déclaration de l’utilisateur. En consultant le profil d’utilisateur, les visiteurs apprendront quand ils pourront se connecter et quels sont leurs droits respectifs.
  4. Pour chaque projet d’utilisation, l’usager doit indiquer le thème de son travail, le but de celui-ci et, le cas échéant, le nom et l’adresse de la personne l’ayant chargé d’effectuer ce travail (il suffit à cet effet de compléter la demande d’utilisation !). Les documents commandés seront livrés à des heures fixes. Afin d’éviter une attente prolongée, il est possible de commander d’avance un nombre limité de documents, en indiquant les cotes exactes.
  5. Les unités archivistiques commandées ne peuvent être utilisées que dans la salle de lecture et qu’à la date de leur commande. Les documents communiqués, qui n’ont pas encore été consultés ou que l’utilisateur souhaite de nouveau consulter, peuvent être réservés par le personnel de surveillance pour une période limitée.
  6. Les ouvrages littéraires conservés dans la bibliothèque de l’ITS peuvent aussi être utilisés, après en avoir fait la demande auprès du personnel de surveillance.

Utilisation des documents d’archives

  1. Les documents sont remis par la personne chargée de la surveillance et doivent lui être restitués après utilisation. Lorsque l’usager a fini d’utiliser les documents, il doit en informer cette personne.
  2. Il n’est mis à la disposition d’un utilisateur qu’un maximum de trois unités archivistiques à la fois.
  3. L’utilisateur ne saurait prétendre au droit de consulter les documents originaux. Dans la mesure où des copies sur papier, microformes ou copies numérisées sont disponibles, les documents originaux ne peuvent être présentés qu’avec l’autorisation expresse du responsable compétent.
  4. Les documents détériorés et ceux dont l’utilisation présente un risque trop important ne sont pas mis à disposition des utilisateurs. Le responsable compétent peut, dans des cas exceptionnels justifiés, permettre leur consultation dans des conditions particulières.
  5. Les documents doivent être traités avec le plus grand soin. Il n’est pas permis d’en modifier l’ordre, d’en retirer des parties telles que feuilles individuelles, morceaux de papier, enveloppes, sceaux, cachets et timbres, d’y noter des observations ou d’éliminer des remarques existantes, d’écrire sur des feuilles de papier posées sur les documents ou de décalquer des documents.
  6. Pendant leur consultation, les documents ne doivent pas être pris en mains ou être appuyés contre le rebord de la table. A moins qu’un système particulier de lecture ne soit prévu, ils doivent être posés à plat sur la table. Il est également interdit de s’appuyer sur les documents ou de s’humidifier les doigts pour les feuilleter.
  7. Les documents d’archives reliés doivent être consultés avec précaution. Il est interdit de les poser ouverts et retournés. Le personnel de surveillance peut imposer l’utilisation de supports de lecture ou de systèmes servant à maintenir les pages ouvertes.
  8. Les utilisateurs ne doivent pas laisser pendre les cartes et autres documents de grand format sur le rebord de la table.
  9. L’usage de gants en coton (vendus à prix coûtant par le personnel de surveillance) peut être imposé dans le cas de l’utilisation de documents fragiles, de cartes et de documents imprimés en couleur, de manuscrits et de documents photographiés.
  10. Les documents doivent être refermés, même pour une courte pause.
  11. Les usagers doivent immédiatement informer le personnel de surveillance d’éventuels dommages et irrégularités constatés dans les archives.
  12. Après utilisation, les documents doivent être rangés correctement et classés dans le bon ordre, si nécessaire avec l’aide du personnel de surveillance. Il est essentiel de procéder soigneusement pour éviter tout endommagement des documents.
  13. Les dispositions prises en matière d’utilisation des documents d’archives valent également pour l’utilisation d’outils de recherche ou autres instruments auxiliaires ainsi que de reproductions.

Reproduction de documents d’archives

  1. La photographie, numérisation ou autre reproduction des documents d’archives ainsi que la copie à l’aide de moyens de sauvegarde électroniques par l’utilisateur même ne sont pas autorisées.
  2. Les commandes de photographies et reproductions en tout genre sont réalisées par l’ITS même, dans le cadre des possibilités existantes (ou par une firme mandatée par l’ITS). Les autres dispositions en la matière sont réglées dans le barème des tarifs en vigueur à l’ITS. Des formulaires de commande et des listes de barèmes sont disponibles en ligne et auprès du personnel de surveillance, lequel se charge aussi de prendre les commandes.
  3. Pour signaler les documents des unités archivistiques dont ils souhaitent la reproduction, les usagers sont priés d’utiliser exclusivement les bandes de papier à disposition.
  4. Pour les documents numérisés, il convient de compléter le formulaire de commande prévu à cet effet. Les commandes de reproduction peuvent comprendre : des documents sur papier, CD-ROM, DVD ou des copies sur disque dur. Les coûts sont déterminés en fonction du volume et du travail requis (voir le » barème des tarifs de l’ITS).

Limite, refus et retrait du droit d’utilisation

L’ITS peut limiter ou refuser l’utilisation pour les raisons indiquées dans les » section 6 et/ou » section 7 du règlement d’accès, en particulier lorsque l’utilisateur transgresse de façon répétée ou grave les directives du règlement d’accès ou du règlement de la salle de lecture ou qu’il ne respecte pas les consignes d’utilisation qui lui ont été données.

Entrée en vigueur

Ce règlement de la salle de lecture entre immédiatement en vigueur, à titre de directive administrative non publiée de l’ITS.