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Internationale Archivtagung beim ITS

Die Methoden der Erschließung, der Gebrauch einer Archivterminologie nach internationalen Standards sowie der Zugang für Nutzer des Archivs des Internationalen Suchdienstes (ITS) wurden am 10. und 11. Oktober 2011 in Bad Arolsen im Rahmen einer Archivtagung besprochen. An ihr nahmen 14 Teilnehmer aus sieben Staaten teil, darunter Archivare von Yad Vashem, dem US Holocaust Memorial Museum sowie dem französischen und belgischen Nationalarchiv. Diese Institutionen arbeiten mit vollständigen Kopien der Dokumente aus dem Archiv des ITS. Daneben waren Vertreter der Wiener Library, des Niederländischen Instituts für Kriegsdokumentation (NIOD) und des Bundesarchivs, aber auch Archivare der Universität Amsterdam und ein Vertreter des Internationalen Archivrats (ICA) beteiligt.

Diskutiert wurde von den Archivaren zunächst die Frage der Erschließung der ITS-Bestände für die wissenschaftliche Forschung. Die vergangenen Jahrzehnte hatte der ITS nur ein Inventarverzeichnis geführt. Dieses erfasste die Dokumente nach dem zeitlichen Eingang beim ITS, zumeist aber ohne hinreichende Information über ihre Herkunft. „In diesem Sinne ist der Suchdienst kein Archiv wie andere“, sagte Karsten Kühnel, Abteilungsleiter Erschließung. Auch die physische Ablage der Dokumente erfolgte allein nach den Bedürfnissen des Suchdienstes, bei dem der Name eines Opfers auf dem Papier sowie der Verwendungszweck beim Suchdienst die maßgeblichen Kriterien waren.

Erschließung beim ITS

Mit der Erschließung will der ITS jetzt auch die Herkunft der Dokumente ersichtlich machen und dem in der Archivlandschaft üblichen Prinzip der Provenienz folgen. Ziel ist die Öffnung für andere Verwendungszwecke als den reinen Suchdienst. Neben der Betrachtung von Einzelschicksalen soll eine Forschung zu allen historischen Fragestellungen im Zusammenhang mit der NS-Verfolgung möglich werden.

„Transparenz ist das Grundprinzip unserer archivischen Erschließung“, versicherte Kühnel. „Wir werden das Provenienzprinzip in der Datenbank virtuell darstellen, während die physische Sammlung in ihrer derzeitigen Anordnung erhalten bleibt.“ Die Beschreibung solle daneben auch chronologische Ebenen beinhalten und die Beziehungen der verschiedenen Sammlungen zueinander darstellen. „Die parallelen Strukturen von Pertinenz und Provenienz, die es am Ende geben wird, haben mit der Geschichte des Suchdienstes und dem Wandel der Aufgaben zu tun“, äußerte Kühnel.

Peter Horsman von der Universität Amsterdam betonte, dass es wichtig sei, den Kontext der Dokumente darzustellen. Neben der Herkunft werde dabei auch die Frage geklärt, warum und wofür ein Dokument entstand. „Der physischen Anordnung der Dokumente wird heute in der Archivwissenschaft weniger Bedeutung zugemessen“, erläuterte Horsman. Vielmehr steht die Darstellung von vielschichtigen Beziehungen im Fokus: Es geht um die Beschreibung der Sammlungen, ihre Herkunft, ihre ursprüngliche Funktion und ihre Aufgabe in der Institution, in der sie jetzt lagern.“

Bedenken äußerte Suzanne Brown-Fleming vom US Holocaust Memorial Museum. Sie fürchtet, dass der parallele Aufbau einer Erschließung nach dem Provenienzprinzip zu viel Zeit in Anspruch nehmen wird. Der ITS solle vielmehr das bestehende Inventarverzeichnis ausbauen und tiefer indizieren. Petra Links vom Niederländischen Institut für Kriegsdokumentation (NIOD) verwies auf die Schwierigkeiten für die Forschung, sich das Archivmaterial zum Thema NS-Verfolgung zugänglich zu machen. „Ein Forscher muss an bis zu fünf Orte fahren, um Informationen zu einem bestimmten Konzentrationslager zusammenzutragen“, so Links Eine große Bedeutung komme in diesem Zusammenhang dem EHRI-Projekt zu, das einen Überblick im Internet zu den verschiedenen relevanten Archiven und zur Quellenlage erstellen wird.

Sigal Arie-Erez von Yad Vashem machte auf das veränderte Verhalten der Nutzer von Archiven aufmerksam: „Sie erwarten genauere Informationen und wollen mehrsprachig im Internet recherchieren können. „Unser Ziel bei Yad Vashem ist ein besserer, weltweit verfügbarer Zugang zu den Dokumenten.“ Die Internetnutzung bedeute jedoch häufig auch weniger Expertise von Seiten der Nutzer, ergänzte Karsten Uhde von der Archivschule Marburg. Deshalb müssten die Archive künftig immer mehr Informationen zu den Dokumenten mitliefern und die Findbücher mit ausführlichen Beschreibungen versehen.

In welchem Umfang die Beschreibung von Entstehungszusammenhängen durch Archivare oder die Forschung zu leisten sei, wurde kontrovers diskutiert. Minimalkonsens der Experten war jedoch, dass Archivare im Hinblick auf die Beständeebene ein überschaubares Rahmenwerk für die Beschreibung historischer Kontexte erarbeiten sollten, das die Anforderungen des Erschließungsstandards ISAAR-CPF (International Standard for Archival Authority Records – Corporate Bodies, Persons and Families / Internationaler Standard für archivische Normdaten – Körperschaften, Personen, Familien) erfüllt.

Standards der Archivterminologie

Bei der Diskussion über die Archivterminologie sicherte der ITS zu, künftig internationalen Standards zu folgen. Angesichts der für den ITS erforderlichen Mehrsprachigkeit und der Schwierigkeit, in den verschiedenen Sprachen synonyme Begriffe zu finden, will der ITS möglichst wenige archivische Fachbegriffe einführen. Ein Glossar im Internet soll ihre Verwendung und Übersetzung verdeutlichen. Mit dem bisherigen Inventarverzeichnis hatte der Suchdienst  eine ursprünglich hausinterne Terminologie eingeführt. Sie soll künftig nicht mehr verwendet werden.

Die Archivterminologie soll auch mit den Partnerinstitutionen abgesprochen werden, die ebenfalls mit ITS-Beständen arbeiten. Auf diese Weise kann sicher gestellt werden, dass alle Beteiligten das gleiche meinen, wenn sie über bestimmte Archiveinheiten sprechen. Horsman gab die Empfehlung: „Erklären Sie so viel wie möglich und so klar wie möglich.“ Karsten Uhde bot dem ITS dabei die Unterstützung durch den Internationalen Archivrat an. Präsentiert wurde in diesem Zusammenhang auch das laufende Projekt des Internationalen Archivrats für eine entsprechende mehrsprachige Datenbank.

Nutzbarkeit und Zugänglichkeit der ITS-Bestände

In einem ersten Diskussionspunkt ging es um die im Oktober 2010 eingeführte Gebührenordnung des ITS, die in den vergangenen Monaten zu Beschwerden von Seiten der Forschung geführt hatte. Grundsätzlich haben Forscher in Bad Arolsen einen freien Zugriff auf alle Dokumente im Archiv des ITS. Die Abgabe von Kopien war durch die Gebührenordnung jedoch beschränkt worden. Die „Herausgabe ganzer Aktenbestände oder Sammlungen“ war danach „nicht möglich“. Diese Formulierung erwies sich in der Praxis als hinderlich, da der ITS seine Bestände bisher nicht nach archivarischen Grundsätzen geordnet hatte. So konnte ein einzelnes Blatt, aber auch Hunderte Seiten ein „ganzer Bestand“ sein. Hans-Dieter Kreikamp vom Bundesarchiv wies bei der Diskussion ausdrücklich darauf hin, dass  „eine Beschränkung von Kopien sich nur aus konservatorischen Gründen rechtfertigen lässt, aus keinem anderen Grund.“

Die wichtigste Änderung in der jetzt geplanten Neuregelung bezieht sich daher auf die Aufhebung der Kopienbeschränkungen. Alle archivischen Fachtermini wurden aus dem Text der Gebührenordnung beseitigt. Kopieraufträge sollen künftig an den im Forschungsantrag genannten Nutzungszweck gebunden sein. Der Neuregelung muss der Internationale Ausschuss, dessen elf Mitgliedsstaaten die Richtlinien der Arbeit des ITS festlegen, auf einer Interimssitzung des Ausschusses im November 2011 noch endgültig beschließen.

Ausgehend von den Beispielen der Vereinigten Staaten, Belgiens und des ITS wurden abschließend die unterschiedlichen Benützungsmodalitäten der digitalen ITS-Bestände gegenübergestellt und diskutiert. Während das USHMM und der ITS eine gemeinsame Datenbank nutzen, hat das belgische Nationalarchiv eine eigene Lösung erarbeitet. Dies geschah aus finanziellen Gründen, aber auch um eine nutzerfreundliche Anwendung im Stil der übrigen Datenbanken im Nationalarchiv anbieten zu können.

Diane Afoumado bot an, die Hilfsdateien des USHMM für die Nutzung der ITS-Bestände mit den Partnerorganisationen zu teilen. Dazu zählt unter anderem eine Beschreibung der Zentralen Namenkartei, in der die verschiedenen Karten und Abkürzungen erläutert werden. „Unser Ziel ist es, die Bestände des ITS so schnell wie möglich für jedermann zugänglich zu machen“, sagte Afoumado. Horsman unterstrich die Sinnhaftigkeit einer Kooperation bei der Erschließung und Nutzbarmachung der ITS-Dokumente, die in Kopie inzwischen in sieben Ländern verfügbar sind. „Die Technologie und das Wissen dafür sind vorhanden“, so Horsman. Uhde regte auch an, auch die Ergebnisse von Recherchen der Partenereinrichtungen zu Einzelschicksalen in der gemeinsamen Datenbank OuS-Archiv zu teilen. Bisher werden nur Schreiben aus Arolsen in Korrespondenzakten abgelegt, die dann nach einer Sperrfrist von 25 Jahren allen zugänglich sind.

Programm und Redebeiträge zum Donwload

Das Programm der Tagung sowie die einzelnen Redebeiträge liegen nur in englischer Sprache vor:

Programm der Tagung zum Download

Section I: Making Archives Usable: Terms and Methodology of Archival Description

Karsten Kühnel (ITS): Competition of Principles? – Transparency as the Aim of Archival Description - Abstract and Text

Peter Horsman (Univ. Amsterdam): Wrapping Records in Narratives - Representing Context through Archival Description - Abstract, Text and Presentation

Petra Links (NIOD, Amsterdam): Integrating Metadata into Networks - An Opportunity for Further Implementation of International Standards and Increased Accessibility - Abstract

Section II: Objects of Using and Archival Terminology

Filip Strubbe (National Archives of Belgium): Archival Terminology within the Framework of Archival Identification and Description at the Belgian State Archives - Abstract and Presentation

Karsten Uhde (International Council on Archives, ICA and Archives School Marburg): Multilingual Archival Dictionary Database – A Project of ICA-SAE about Archival Terminology - Text and Presentation

Jens Zirpins (ITS): Archival Terms and their Meaning in the ITS-Tradition - Text

Section III: Usability and Accessibility of the ITS Material

Suzanne Brown-Fleming (USHMM): Digitized Records of the ITS at the USHMM: Usability for Scholars - Text

Diane Afoumado (USHMM): Searching for Individuals in the ITS Collection and the Museum Holdings - Presentation

Filip Strubbe (National Archives of Belgium): Usability and Accessibility of the ITS Material at the National Archives of Belgium - Text and Presentation