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Protection, conservation et mise à disposition des documents

Regard sur les archives

Regard sur les archives

Durant de nombreuses décennies, les employés de l’ITS utilisaient les documents d’archives dans leur travail quotidien, jusqu’à ce que l’on commence à reconnaître la valeur historique des fonds qui avaient été rassemblés à des fins de documentation et de recherches. C’est alors que vinrent s’ajouter de nouvelles tâches à celles de l’ITS : toutes les mesures permettant de protéger les documents et de les conserver pour les générations futures devinrent primordiales. La numérisation commença en 1998. Pour ménager les documents originaux, on ne travaille aujourd’hui en règle générale plus qu’avec les documents numérisés. L’accès et les recherches dans les archives sont peu à peu facilités grâce à l’indexation et à la description archivistique. 

  • Conservation

    La conservation à long terme constitue un véritable défi en raison non seulement de la quantité mais aussi des énormes différences en matière de qualité et d’état de conservation des papiers à conserver. Dans les années 1940, l’utilisation de papier de moindre qualité, à forte teneur en acide, eut pour conséquence une décomposition plus rapide du papier. Le travail effectué avec les documents ne va pas non plus sans laisser de traces. Il en résulte des dommages tels que feuilles collées et plastifiées, contaminations liées à des métaux ou déchirures. Suite à une analyse des dégâts, l’ITS a établi en l’an 2000 une liste des priorités fixant les méthodes de traitement nécessaires. Sur la base de cette planification, des fonds documentaires déterminés sont soumis tous les ans à des mesures de conservation chez des prestataires de services externes. Pour la désacidification du papier, il a été décidé d’avoir recours aujourd’hui à un procédé en masse, visant à neutraliser les acides du papier. En outre, les plastifications en tout genre sont peu à peu prélevées, les écritures fixées et les dommages mécaniques, tels que déchirures ou trous, réparés. Jusqu’à présent, on a pu assurer la sauvegarde de 6,2 millions d’objets en les soumettant à de tels traitements.

    Malgré tous ces efforts, des millions de documents uniques en leur genre restent encore dans un état critique. L’absence d’un bâtiment d’archives à humidité et température constantes se fait également ressentir. En juin 2015, la Commission Internationale a confirmé le résultat d’une procédure d’expertise visant à explorer les possibilités de stockage des archives et jeté ainsi les bases pour la construction d’un nouveau bâtiment d’archives disposant d’un équipement approprié.

  • Numérisation

    La numérisation des documents commencée depuis 1998 joue un rôle primordial pour la protection et la conservation des fonds d’archives. Aujourd’hui, les employés tout comme les visiteurs ne travaillent pratiquement plus qu’avec les documents numérisés, gérés dans la banque de données de l’ITS. Celle-ci renferme la majeure partie des fonds d’archives, soit 105 millions de documents numérisés. Ces documents numérisés comprennent aussi le recto des documents, les enveloppes dans lesquelles les documents sont conservés, etc. Les documents originaux ne sont plus utilisés que dans des cas exceptionnels.

    Actuellement, les collaborateurs des archives numérisent le fonds desdits dossiers de correspondance, c.-à-d. la correspondance échangée entre l’ITS et les anciennes victimes du régime nazi, leurs familles et les administrations. Ces dossiers portent en tout sur environ 3 millions d’anciens persécutés. Leur numérisation sera terminée d’ici 2020. Par ailleurs, un fonds constitué de près de 100 000 enveloppes contenant des dossiers médicaux de personnes déplacées est encore en cours de numérisation. Jusqu’à présent, environ 40 000 de ces enveloppes ont été numérisées.

    Le caractère hétérogène des documents n’est pas sans présenter de difficultés pour leur numérisation. Des questionnaires, des fiches et des registres reliés de tous les formats doivent être numérisés avec le plus de précautions possible pour le papier. Pour répondre à ces exigences, l’ITS a mis au point des stations de scannage spécialisées.

  • Indexation

    En raison des activités de recherches et de documentation de l’ITS, les noms représentent la clé principale permettant l’accès aux documents. Chaque document a été et est encore exploité en conséquence. Cette méthode d’indexation inaccoutumée offre certes aux chercheurs une approche intéressante de travail. Néanmoins, les journalistes, scientifiques et pédagogues souhaitent aussi une recherche par thème, lieu, nationalité ou groupe de victimes. Pour cette raison, ces critères de recherche sont, depuis quelques années, pris en considération et saisis dès la numérisation des dossiers de correspondance. Il peut aussi arriver que, dans le cas de projets précis, on procède également à une exploitation ultérieure ainsi qu’à une indexation plus en profondeur des documents. Ceci fut le cas, par exemple, d’un projet portant sur le fonds des fiches de l’Association des Juifs du Reich, dans lequel ont été réalisées, en collaboration avec la section recherche et éducation, une indexation en profondeur ainsi qu’une description archivistique selon le contenu. Un autre exemple est celui du fonds d’archives portant sur les marches de la mort, dans lequel tous les lieux ont été indexés afin de publier une représentation cartographique en ligne.

  • Description archivistique

    Le but de la description archivistique est de définir les différents fonds en fonction des besoins de recherche. Ce qui explique que le document même n’est pas au centre de la description, mais que la collection est décrite en regard du volume, de la provenance, du contenu et de l’histoire du fonds. La description archivistique fait aussi partie des nouvelles tâches de l’ITS, en tant que centre de documentation. Ces projets demanderont encore de nombreuses années avant d’être clôturés.

Il est possible de commander des images de haute définition auprès de l’administration des archives, notamment pour des publications ou des expositions. Le tarif des droits et émoluments vous renseignera sur les coûts de ces documents. Si vous avez besoin d’une autorisation de publication, veuillez également contacter l’administration des archives.